Dokumentenmanagement - Ordnung in der Informationsflut

Überquellende Schreibtische, aus den Nähten platzende Ablagesysteme, ewiges Suchen wichtiger Unterlagen (bis zu 20 % an Zeit wird nach Unterlagen gesucht).

Viele Akten bleiben auf dem Schreibtisch liegen aus Angst, etwas zu vergessen, das noch zu bearbeiten ist oder weil noch auf Antwort gewartet wird. Dies gilt auch für den E-Mail-Posteingang, der oft überquillt.

Ihr Nutzen

Sie lernen, mit der Informationsflut umzugehen, sie zu strukturieren und zu ordnen. Grundlage hierfür ist die Entwicklung von Ablagestrukturen für Ihren Bedarf. Wir schauen uns Ordnungssysteme und -regeln für die Papier- und EDV-Ablage an. So finden Sie und Ihr Team sich in den Unterlagen zuverlässig und schnell zurecht. Die Suchzeiten werden minimiert, der Arbeitsplatz bleibt übersichtlich und ordentlich.

Antworten auf Ihre Fragen:

• Wie manage ich meine Wiedervorlage und meine Bearbeitungsakten?
• Wo lege ich Papierdokumente ab, wo die Dateien?
• Wie benenne ich die Datei?
• Finden andere sich auch in meinen Akten und Dateien zurecht?
• Welche Organisationsmittel und Organisationshilfen sind sinnvoll?

Kursinhalt

• Dokumentenmanagement am Arbeitsplatz
• Wiedervorlage, Bearbeitungsakten
• Ablagestrukturen/Aktenplan entwickeln
• Objektorientiert und/oder prozessorientiert ablegen
• EDV- und Papierablage
• Ablageregeln
• Dateinamen / Dateipfade
• Organisation von E-Mails
• Ablagesysteme für Schriftgut